Importancia del Diseño de Puestos y su relación con la Descripción y el Análisis de Puestos

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
LICENCIATURA EN PSICOLOGÍA
SUAYED FES IZTACALA

PSICOLOGÍA TEÓRICA DE ELECCIÓN II 0701

PROF. JOSÉ ANTONIO ORTIZ VÉLEZ

GRUPO A

Gustavo Alejandro Flores Sosa

Vishlai Pineda Urbina

¿QUÉ ES EL DISEÑO DE PUESTOS Y CUÁLES SON SUS CARACTERÍSTICAS?

El diseño de puestos es una de las funciones de la Administración de Recursos Humanos. Está relacionado con la organización del trabajo de las personas dentro de las organizaciones y especifica el contenido, los métodos y las relaciones internas y externas, además de las características específicas requeridas de la persona que ocupará el puesto en términos de competencias.

Chiavenato (2011) define al puesto como un conjunto de funciones que se ubica en el esquema de relaciones de jerarquía e interdependencias llamado organigrama, lo cual permite definir claramente su posición en términos de subordinación, subordinados, y el departamento o área en el que el puesto se ubica.
Las tareas son las actividades distintas e individualizadas que realiza el ocupante del puesto, que son de carácter eminentemente físico, simple y repetitivo. Requieren de un mínimo de habilidades intelectuales, por ejemplo el trabajo que hacen operadores de línea en el ensamblado de autos.
Las obligaciones son igualmente actividades individualizadas pero que a diferencia de las tareas requieren de un mayor grado de sofisticación y habilidades intelectuales; como por ejemplo las actividades que puede realizar un encargado de nómina.
La función es el conjunto de obligaciones y/o tareas que el ocupante de un puesto realiza sistemática y reiteradamente. La función siempre se encuentra en interrelación con las funciones de otros puestos, motivo por el que es de extrema importancia la clara definición de las tareas y obligaciones, es decir de las funciones de cada puesto, de forma que estas interrelaciones resulten en trabajo lo más eficiente posible, a la vez que los trabajadores obtienen el mayor grado posible de satisfacción del desempeño de sus funciones.

Los cuatro componentes fundamentales del diseño de puestos son:

• El contenido del puesto. El cual especifica la función del puesto.
• Métodos y procedimientos. Con lo que se especifica la forma en la que el ocupante del puesto deberá realizar su función.
• La responsabilidad, es decir a quién debe reportar el ocupante del puesto.
• La autoridad, o quién está a su cargo. 

La responsabilidad del diseño de puestos no es generalmente una atribución del departamento de RH sino de diferentes departamentos, dependiendo del puesto del que se trate, con lo que podría ser responsabilidad del departamento de ingeniería industrial, de organización y métodos, o de las gerencias respectivas de los puestos en cuestión (Chiavenato, I. 2011).

El diseño de puestos ha pasado por varias etapas desde principios del siglo XX hasta la actualidad debido al dinamismo y evolución cultural que se ha vivido globalmente y que continúa transformando la forma en la que el ser humano se concibe a sí mismo y a su relación con el mundo en general y con el mundo laboral en particular.

A continuación se describirán algunos de los modelos que se han aplicado para el diseño de puestos a lo largo de estos poco más de 100 años de historia de esta actividad de la administración de los recursos humanos (Chiavenato, I. 2011; Arnold, J., Randall, R, et al. 2012).

¿QUÉ MODELOS SE UTILIZAN Y/O HAN UTILIZADO PARA EL DISEÑO DE PUESTOS?

• MODELO CLÁSICO O TRADICIONAL

Tiene su orígen en la llamada administración científica (Arnold, J., Randall, R, et al. 2012) iniciada por F.W. Taylor quien pensaba que se debía recopilar información sobre las tareas laborales requeridas de forma sistemática o científica, es decir de manera lo más objetiva posible. También proponía que había que simplificar las tareas lo más posible y buscaba eliminar la discrecionalidad del trabajador sobre sus tareas, es decir las instrucciones debían ser claras y sin campo de interpretación de forma que el trabajador las realizara obediente y mecánicamente. También se buscaba especificar los tiempos de realización de las tareas y los procedimientos para realizarlas y se buscaba motivar a los trabajadores exclusivamente por medio de incentivos salariales.
Se pensaba que cuanto más simples y repetitivas fueran las tareas mayor eficiencia se lograría (I, Chiavenato. 2011). Partiendo de esto se llegó a una exagerada fragmentación del trabajo y los trabajadores se convirtieron en especialistas de sus tareas específicas, sin posibilidad de realizar nada más.
Un problema importante del diseño de puestos desde esta perspectiva es que considera al puesto como inmutable, no concibe la posibilidad de que las necesidades de la organización o las características de la industria puedan cambiar con el tiempo, lo cual representa una gran desventaja para las organizaciones al no estar preparadas para adaptarse a los cambios naturales producto de la evolución tecnológica y cultural.
Otro problema de gran importancia es que la supuesta eficiencia que se busca por medio de la simplificación del trabajo y la incentivación salarial no siempre es el resultado final, ya que la repetición mecánica de las tareas produce apatía y cansancio psicológico con lo que resulta en mayor ausentismo, descuido y rotación de personal (I, Chiavenato. 2011), factores que afectan la eficiencia de las organizaciones.
Este modelo fue la base para el desarrollo de los modelos de producción en línea o en serie del siglo XX, lo cual representó un hito en la cultura global y durante muchos años fue el único modelo a seguir en el mundo de las organizaciones, sin embargo con el paso del tiempo comenzaron a hacerse evidentes los problemas que conlleva una visión tan mecánica del ser humano y de las organizaciones por lo que poco a poco se está migrando a modelos que consideran a mayor profundidad la complejidad del ser humano, tanto en su dimensión individual como social.

• MODELO HUMANISTA O DE RELACIONES HUMANAS

Dicho modelo surge en la década de 1930 en Francia, este se origina como oposición a la administración
científica, el cual era el modelo de administración de la época, debido a que se trataba a los trabajadores
como personas que reaccionan a incentivos económicos (I, Chiavenato. 2011).

Sin embargo este modelo viene a remasterizar el concepto que se tenía de homo economicus
(el ser humano que solo podía ser motivados por recompensas monetarias) por homo social
(el hombre que puede ser motivado por incentivos sociales). Arianda, O. & Portales, L., (2015)  
afirman que con este modelo se pretendía resolver las inequidades creadas por el modelo
predominante de la época.

A partir de la teoría de las relaciones humanas surgieron los primeros estudios que hablaban
sobre el liderazgo, motivación, comunicación y otros conceptos relacionados con las personas.

Con dicha teoría se deja de lado  la importancia que se le daba a las labores y se encauza la
atención a las personas.

El modelo humanista no consigue desarrollar un modelo de puestos que sustituye al modelo
tradicional, sino más bien solo se enfocó a lo externo y no lo interno. Con el paso del tiempo
se han realizado varios juicios con respecto a la a este modelo, tachandolo de romántico e
ingenuo. (I, Chiavenato. 2011). Sin embargo algunos otros autores como Pirson & Von Kimakowitz,(2010)
citados por Arianda, O. & Portales, L., (2015)  afirman que esta teoría ayuda a que una
organización que es capaz de proveer una la dignidad humana promueve la estimulación de
las capacidades de sus colaboradores, creando mejores condiciones de vida y un mayor
valor para la sociedad.

• MODELO SITUACIONAL
  Este enfoque toma en cuenta dos variables:

• Las diferencias individuales.
• y labores específicas.

Por eso es que se le denomina situacional, en si este modelo no solo parte de los supuestos
de la naturaleza de las personas, ya que también toma en cuenta las presunciones implícitas
sobre el ambiente en el que operan los puestos. Salazar, R., 2006 expresa que las teorías
plantean respuestas rígidas , por lo que no hay una respuesta universal para  resolver todas
las problemáticas, debido a que las personas y las situaciones que se presentan varían y
cambian constantemente.

Esta teoría es considerada como la primera en poner énfasis en la relación ambiente y organización.

El ambiente puede definirse de la siguiente manera;

• Conjunto de personas, grupos y órganos que se encuentran vinculados de intercambio con una organización.
• Condiciones económicas, políticas, sociales y tecnológicas.
  
  

El ambiente tiene pros y contras, que a continuación se presentan en la siguiente tabla.

En el modelo situacional se considera que cada puesto debe de ser diseñado con la intensión
de reunir cinco dimensiones esenciales según I, Chiavenato. (2011).

• Variedad: Considerada como el número de las diversa dificultades que exige el puesto.
• Autonomía: Denominado así como el grado de independencia y de criterio para planear y generar una solución al momento de realizar su labor.
• Significado de labor: Nivel del efecto reconocible que el puesto causa en los demás.
• Identificación con la tarea: Exigencia que el puesto requiere para que la persona realice una unión integral en el trabajo.
• Realimentación: Esta es la evaluación que un ocupante recibe sobre su eficiencia al realizar alguna labor.
  
  

ENRIQUECIMIENTO DEL PUESTO

Esta teoría se basa principalmente en potenciar el crecimiento profesional de un trabajador en el marco
de su puesto o categoría: Sedano, S. & Dosil, Hugo., (2011) nos dan algunos ejemplos de cómo
impulsar a un colaborador sin necesidad de una promoción vertical:

Corona, M., (2012) afirma que la satisfacción de los trabajadores no culmina con saber que son un  
candidato calificado, si no que debe intervenir el cómo es que se diseña un puesto de trabajo.

Algunas de las estrategias que sugiere Corona, M., (2012) son ;

• Crear unidades de trabajo naturales: Toda actividad forma parte de un trabajo colaborativo.
• Combinar las tareas: Se intenta insertar fracciones de tareas y reunirse con la finalidad de formar un modulo mas grande de trabajo.
• Establecer responsabilidad hacia el cliente: Se recomienda que exista un relación entre el cliente y el empleado , con la intención de que este último sea consciente de la relevancia de la tarea que desarrolla y con ello incrementar el nivel de responsabilidad.
• Ampliar los puestos verticalmente: Se le brindará al trabajador mayor autonomía y confianza al brindarle la posibilidad de asumir la programación , organización y control de sus propias tareas, las cuales antes estaban asignadas a otra persona.
• Abrir canales de retroalimentación : Este es un proceso en donde se le da a conocer al trabajador la valoración de sus actividades, ya sea sus avances o áreas de oportunidad.

El enriquecimiento de puestos tiene dos objetivos afirma Arcones, B (2009)

• Aumentar  la eficacia de la organización del trabajo.
• Generar  a los puestos de trabajo un contenido tal, que resulte estimulante para la persona.
  
  

La implementación de este modelo puede generar consigo un aumento de productividad , mejorar en
el  ambiente laboral , equipo y materiales, además de la reducción de absentismo laboral
(Arcones, B., 2009).

¿CUÁL ES LA RELACIÓN DEL DISEÑO DE PUESTOS CON LA DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS?

La Descripción y el Análisis de Puestos normalmente son responsabilidad del departamento de RH y consisten en lo siguiente:

• La descripción de puestos es el listado de todas las tareas y responsabilidades que corresponden a un puesto dado. Se debe especificar qué es lo que hace el ocupante del puesto, cómo lo hace, cuándo lo hace, y para qué lo hace. Estos son los factores intrínsecos al puesto.
• El análisis de puestos tiene como finalidad observar y determinar todos los factores que intervienen (factores extrínsecos) para la adecuada realización de la función del puesto. Esto implica observar el desempeño de la función en términos de requisitos, condiciones y responsabilidades que el puesto impone sobre el ocupante de forma que se obtenga información relevante que puede ser utilizada para la valoración comparativa de los puestos y el establecimiento de jerarquías, sueldos y salarios, reclutamiento y selección, etc.

En el análisis de puestos se consideran principalmente cuatro factores:

• Los requisitos intelectuales, los cuales incluyen la escolaridad, experiencia, actitudes y aptitudes.
• Los requisitos físicos, los cuales incluyen el esfuerzo físico requerido, las destrezas y la complexión.
• Las responsabilidades, que pueden referirse a personal, equipo y herramientas, dinero, documentos, información y relaciones internas y externas.
• Las condiciones de trabajo, que hacen referencia a los aspectos ambientales de luz, temperatura, riesgos y ergonomía.

Así, la relación que se da entre el diseño de puestos y la descripción y análisis de puestos es una de continua retroalimentación, dado que, de acuerdo a las descripciones y explicaciones que hacen diferentes autores (Chiavenato, I. 2011; Arnold, J., Randall, R, et al. 2012; Corona, M. 2012; Arcones, B. 2009) de la realidad actual de las organizaciones y los puestos de trabajo, en la que se da una constante transformación, generada tanto internamente como por factores externos, los puestos sufren transformaciones constantes, manteniendo a las organizaciones actualizadas, productivas y relevantes, y a los puestos y sus ocupantes motivados y satisfechos; o al menos se persiguen estos objetivos, con lo que las cambiantes características y demandas de los puestos requieren de ser analizadas regularmente, identificando las diferentes especificaciones que van surgiendo de estos cambios y respondiendo en consecuencia con evaluación, capacitación, reclutamiento y selección de personal y adaptaciones del medio ambiente que devenga en una estructura organizacional flexible, dinámica, eficiente, productiva y socialmente responsable, que obtenga los resultados deseados desde el punto de vista de la organización y los inversionistas al igual que desde el punto de vista de los trabajadores.

Como se puede apreciar con la descripción anteriormente realizada, el diseño de puestos de trabajo es de suma importancia para la consecución de las metas tanto de las organizaciones como de los trabajadores que en ellas laboran.

Bibliografía

-Arcones, B. (24 de Noviembre de 2009). Enriquecimiento de puestos de trabajo. Recuperado el 15 de Febrero
de 2018, de https://www.imf-formacion.com/blog/corporativo/prl/enriquecimiento-de-puestos-de-trabajo/

-Arianda, O. & Portales, L. (Enero de 2015). Fundamentos de la gestión humanista: una perspectiva filosófica.
26. Medellín. Recuperado el 10 de Febrero de 2018, de http://www.redalyc.org/pdf/3223/322339789006.pdf

-Arnold, J., Randall, R. et al. (2012). Psicología del Trabajo. Comportamiento humano en el ámbito laboral.
Pearson Educación. México

-Chiavenato, I. (2011). Administración de los Recursos Humanos.
Recuperado de: https://suayed.ired.unam.mx/mod/folder/view.php?id=18370

-Corona, M. (2012). Estrategias de motivación (3): Enriquecimiento del puesto de trabajo, tareas y roles.
Recuperado el 15 de Febrero de 2018, de https://pymeactiva.info/2012/07/27/estrategias-de-motivacion-3-enriquecimiento-del-puesto-de-trabajo-tareas-y-roles/

-Salazar, R. (14 de Mayo de 2006). Teoría Situacional. Recuperado el 15 de Febrero de 2018,
de https://www.gestiopolis.com/la-teoria-situacional/

-Sedano, S. & Dosil, Hugo. (2011). Organización y Personas. Recuperado el 14 de Febrero de 2018,
de http://www.blandi.org/organizaciondelaspersonas/2011/08/30/enriquecimiento-del-puesto/